Application Portfolio Management : comment oXya a structuré sa gouvernance IT avec SAP LeanIX

Dans de nombreuses entreprises, le système d’information s’enrichit au fil des projets, des évolutions métiers et parfois des acquisitions ou des cessions. Avec cette complexité croissante, il devient souvent difficile de disposer d’une vision claire du système d’information.

Quelles applications délivrent quelles capacités métiers ? À quel niveau de performance ? Qui en est responsable ?

Répondre à ces questions est devenu un enjeu majeur pour les DSI et les dirigeants. C’est précisément l’objectif du module Application Portfolio Management (APM), ou gestion du portefeuille applicatif de SAP LeanIX : considérer les applications comme de véritables actifs stratégiques, au service de la compétitivité et de l’optimisation des coûts.

Comme de nombreuses organisations en croissance, oXya a souhaité structurer sa démarche d’APM. Découvrez comment nous avons déployé SAP LeanIX et comment cette expérience nourrit aujourd’hui notre accompagnement client.

L’Application Portfolio Management : bien plus qu’un inventaire applicatif

L’Application Portfolio Management ne consiste pas simplement à établir la liste des applications utilisées dans l’entreprise.

La démarche consiste à cartographier les capacités métiers de l’entreprise (Business Capabilities) ainsi que les applications qui les soutiennent. L’objectif est de comprendre le rôle de chaque application, son niveau d’utilisation, sa criticité, ses dépendances et sa contribution à la performance de l’entreprise.

Cette approche permet notamment de mieux comprendre la structure du système d’information, identifier les redondances, évaluer les risques et préparer les futures transformations.

SAP LeanIX : une plateforme au service de l’architecture d’entreprise

SAP LeanIX est une plateforme SaaS spécialisée dans la gestion du portefeuille applicatif et l’architecture d’entreprise. Intégrée à l’écosystème SAP depuis 2023, elle se connecte aux applications, bases de données, environnements cloud et autres composants du système d’information.

Dans le cadre de sa démarche d’APM, oXya a choisi SAP LeanIX comme plateforme. Au sein de l’entreprise, le projet a été porté par Jacob George et Frédéric Fodil, experts Enterprise Solutions.

Comme l’explique Jacob George :

« Nous avons choisi SAP LeanIX car la solution s’intègre naturellement dans l’écosystème SAP tout en conservant une véritable orientation métier. Son intégration avec SAP Cloud ALM nous permet de découvrir, structurer et gouverner notre paysage applicatif interne, y compris les systèmes gravitant autour de notre SAP Cloud ERP. C’est un levier essentiel pour accompagner notre trajectoire GROW with SAP en rendant notre portefeuille visible, maîtrisable et évolutif. »

Mais un outil ne crée de valeur que si les données qu’il contient sont fiables et maintenues dans le temps. Toute la démarche a donc reposé sur la qualité des informations collectées et leur validation par les parties prenantes.

Une démarche collaborative plutôt qu’un exercice théorique

Chez oXya, l’un des choix fondateurs du projet était simple : construire le modèle avec les métiers plutôt que l’imposer.

De nombreuses informations essentielles n’étant pas formalisées, oXya a privilégié une approche pragmatique fondée sur des échanges courts et ciblés avec les parties prenantes pour les recueillir. La plupart des sessions duraient moins de 30 minutes et s’appuyaient sur quelques principes simples : des questions précises, des décisions claires et une validation systématique des conclusions.

Le défi majeur : identifier les véritables responsables des applications

L’un des principaux défis du projet concernait la définition de la responsabilité applicative.

Dans une organisation moderne, une même application peut être utilisée par plusieurs équipes et soutenir différents processus. Pourtant, lorsqu’il faut arbitrer un investissement, gérer un risque ou planifier une évolution, la question du responsable devient centrale.

Le responsable métier n’est pas nécessairement le responsable technique, qui n’est pas toujours le propriétaire du processus concerné. Le projet a donc consisté à identifier puis valider les acteurs réellement responsables de chaque application pour faciliter la prise de décisions.

Comment SAP LeanIX a simplifié un exercice complexe

Pour structurer l’information, le périmètre initial du projet s’est articulé autour de trois fiches d’information esssentielles.

• Organisation : Cette fiche modélise les capacités métiers par région et par entité juridique afin de refléter la structure opérationnelle de l’entreprise et les responsabilités associées.
• Application : Elle recense les propriétaires métiers et techniques de chaque application et constitue le socle de la gouvernance applicative.
• Business Capability : Elle établit le lien entre les capacités métiers et les applications en s’appuyant sur le catalogue de référence SAP LeanIX dédié aux sociétés de services fournissant ainsi une taxonomie commune, compréhensible par tous.

Cette structure a permis d’établir une traçabilité claire entre :

Capacité métier → Application → Responsable

Au-delà de la modélisation, l’équipe a également constaté un gain significatif en efficacité grâce à la structuration apportée par SAP LeanIX.

Transformer les données en informations exploitables

Les rapports SAP LeanIX exploitent les données du méta-modèle et des fiches d’information pour transformer la cartographie applicative en analyses directement utilisables par les équipes IT et les décideurs.

Trois rapports jouent notamment un rôle central.

• Application Matrix Report

Ce rapport met en relation les entités de l’organisation, les applications utilisées et les capacités métiers couvertes.

Il permet également d’intégrer des indicateurs complémentaires tels que la criticité métier ou la classification Gartner TIME (Tolerate, Invest, Migrate, Eliminate).

• Application Portfolio Map

Cette cartographie met en évidence les situations de sur-investissement ou de sous-investissement selon différents critères, notamment l’adéquation fonctionnelle et l’adéquation technique.

Elle aide à identifier les applications dont la valeur n’est pas alignée avec les investissements engagés (Appropriate, Insufficient, Perfect ou Unreasonnable)

• Application Radar

Ce rapport distingue les applications stratégiques, critiques ou simplement appréciables.

Il facilite la priorisation des efforts et met en lumière les domaines nécessitant une attention particulière en matière de risque.

De la cartographie à la décision

Le principal bénéfice du projet ne réside pas dans la cartographie elle-même, mais dans sa capacité à alimenter des décisions concrètes.

Grâce à une information fiable, structurée et partagée, les équipes peuvent désormais :

• identifier les applications redondantes, obsolètes ou peu utilisées ;
• planifier leur remplacement ou leur décommissionnement ;
• mieux prioriser les investissements ;
• clarifier les responsabilités ;
• réduire la complexité du SI, les risques et la dette technique ;
• préparer les futurs projets de transformation ;

La gouvernance du portefeuille applicatif devient ainsi un véritable levier d’amélioration continue et non un simple exercice documentaire.

oXya applique à son propre SI les bonnes pratiques qu’elle recommande à ses clients

Pour oXya, qui s’est développé notamment via des acquisitions, ce projet a été particulièrement utile. oXya a désormais une vision précise de son patrimoine applicatif, ouvrant la voie à de nouvelles opportunités de rationalisation et de modernisation et à une prise de décision éclairée.

Cette démarche a également permis à oXya de développer une expertise concrète sur SAP LeanIX et la démarche d’Application Portfolio Management, depuis la collecte des données jusqu’à leur exploitation.

Fort de cette expérience, oXya accompagne aujourd’hui ses clients dans leurs projets SAP LeanIX afin de les aider à maîtriser la complexité de leur système d’information, renforcer leur gouvernance applicative et accélérer leurs initiatives de transformation.

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