En route vers SAP S/4HANA

Dans un monde agile, dominé par le numérique, comment ne pas être séduit par SAP S/4HANA ? Toute entreprise souhaite accélérer les processus et les analyses de données pour renforcer sa position concurrentielle. Faire le choix de SAP S/4HANA comporte pour autant un véritable enjeu stratégique, financier et technologique. SAP France et oXya, filiale du Groupe Hitachi, ont convié leurs clients à un séminaire pour découvrir les perspectives de SAP S/4HANA et les éléments clés d’une transformation réussie. Octobre 2017

1- SAP S/4HANA, l’ERP nouvelle génération

SAP S/4HANA est au cœur de la stratégie digitale de SAP. En combinant le Transactionnel & l’Analytics sur une même plateforme, ce cœur digital constitue une solution qui se veut plus simple, plus agile et plus ouverte sur l’extérieur.

SAP Cloud Platform SAAS au service de l’innovation
SAP Cloud Platform est une plateforme d’innovation As A Service, inédite d’un  point de vue technique et fonctionnel. Cette nouvelle plateforme rassemble l’ensemble des applications issues des rachats de SAP (Ariba, Success Factors…) et intègre des moteurs à la fois « analytics » et prédictifs. Elle permet d’aller bien au-delà d’un ERP, en utilisant tous types de données de manière dynamique notamment pour créer des dashboards.

SAP S/4HANA au service de l’efficacité opérationnelle des entreprises
Avec une architecture modernisée (plus de tables d’indexes par exemple…) et une interface utilisateur devenue plus conviviale avec FIORI, plus besoin d’être un expert SAP pour utiliser l’ERP. SAP S/4HANA se rend accessible à chacun au sein de l’entreprise.

En partant du décisionnel, on peut définir et exploiter rapidement des indicateurs analytiques et prendre les décisions opérationnelles qui s’imposent. Plus de 1000 entreprises au niveau mondial sont déjà en production sur SAP S/4HANA, notamment dans le secteur de la Grande Consommation, qui reste toujours à l’affût des dernières innovations pouvant impacter l’expérience client. SAP annonce d’ailleurs des partenariats avec Apple et Google pour la création d’un Cockpit intégrant des applications qui permettront à SAP S/4HANA de franchir le pas dans notre quotidien, avec par exemple l’intégration d’applications du type SIRI…

Concrètement, pour faciliter la trajectoire vers SAP S/4HANA, SAP propose des outils pour nettoyer l’existant et repartir avec des processus et des données ajustées. Ces outils sont indépendants de la licence SAP S/4HANA.

2- Préparer la migration

Process Excellence ou l’optimisation des processus
Process Excellence est la démarche qui permet de faire le nettoyage des processus pour s’assurer qu’on ne conserve que les plus pertinents pour la migration sur S/4.

L’outil SAP Process Mining by Celonis établit un audit de l’existant : une photo de l’existant permet de définir ce qui réellement fonctionne dans l’ensemble des processus. En exploitant les données qui sont dans l’ERP, cette solution permet de comprendre en temps réel comment s’exécute le processus. Les processus sont modélisés et l’outil permet de zoomer sur l’ensemble des activités de chaque processus afin de bien comprendre leur fonctionnement.

Au préalable, il convient d’avoir implémenté la solution et paramétré les processus existant sur sa base de données HANA. SAP Process Mining by Celonis intervient en analysant les logs d’exécution et permet de comparer avec les processus prédéfinis.

Information Excellence ou l’excellence de la donnée dans le monde réel

Le challenge consiste à définir des données de qualité, fiabilisées et localisées en un seul point. Même démarche que pour l’outil précédent, il convient en première étape de modéliser l’ensemble de ses données portées sur HANA. La solution SAP Master Data Governance établit ensuite un audit de la donnée, en définit sa traçabilité, crée un principe de gouvernance pour l’enrichir à l’aide d’un Framework. Cela permet de disposer d’informations pertinentes en vue d’une trajectoire vers SAP S/4HANA.

Un autre outil « SAP Advanced Data Migration » by Back Office Associates propose des fonctionnalités pour préparer et valider les données avant de les charger sur le système cible. Cet outil, nativement intégré avec SAP Data Services permet d’accélérer la mise en œuvre des applications SAP. Il permet d’automatiser les reprises de données. Il propose une méthodologie et des modèles intuitifs pour simplifier les processus de migration complexes. Il minimise les risques par une solide validation des données et des workflows d’approbation pour assurer la qualité des données.

La démarche d’Information Excellence peut également être utilisé dans le cadre du dossier GDPR.

3- La feuille de route technique vers SAP S/4HANA

La migration vers S/4HANA Enterprise Management touche des processus métier essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Le succès de l’opération suppose une mobilisation très en amont des experts métiers et techniques et un sponsoring fort de la Direction de l’entreprise.

Différents chemins sont envisageables :

Transformation de type « System Conversion »

Le présent document est centré sur une transformation de type « System Conversion ».

Nombreux sont les clients qui repoussent à plus tard un passage à S/4 HANA Enterprise Management par crainte de l’ampleur d’un tel projet. Le processus de conversion est certes documenté et les premières expériences clients sont concluantes. Mais la réalisation peut paraitre lourde au regard du nombre de tâches devant être instruites.

Des outils techniques pour conduire la conversion
A chacun des jalons identifiés correspond des outils techniques : 

• Des notes OSS
Maintenance Planner pour identifier le chemin détaillé, les Add-Ons posant des problèmes de compatibilité, les effets de bord sur les applications périphériques,
• Le guide de simplification « Simplification List for SAP S/4 HANA 17/09 » qui liste les plus de 500 simplifications apportées par la dernière version du produit,
• Un rapport pour calibrer la taille de l’Appliance cible (SDF/HDB_SIZING),
Code inspector pour s’assurer de la compatibilité « HANA » des développements spécifiques ABAP,
Software Update Manager (SUM) et l’option Database Migration Option (DMO) pour combiner la montée de version SAP préalable et le changement de base de données (AnyDB vers HANA).

Readiness Checks for S/4HANA pour guider la préparation
Pour les premières étapes préparatoires (t1 à t4), SAP met à disposition depuis mai 2017 Readiness Checks for S/4HANA. Ce cockpit permet d’avoir une vue unifiée et simple à exploiter des résultats des différents sujets devant être adressés. L’application correspondante (html5, tuiles FIORI) est disponible en mode self-service et son utilisation ne nécessite « que » de disposer d’un contrat de support standard SAP (et ceci sans forcément avoir les licences produit S/4HANA).

L’utilisation anticipée de cet outil est un facteur clé de succès du projet de conversion : l’exploitation des résultats permet en effet de détourer les actions qui devront être menées et peut servir d’entrée à l’élaboration d’un premier planning projet et des charges associées.

La migration technique via SUM en mode projet
Le projet de migration suppose la mise en œuvre d’un paysage parallèle à celui de l’ERP historique. Cette contrainte est classique quand on parle d’upgrade. Elle suppose la gestion d’une double maintenance et le report des corrections. Comme pour tout projet d’upgrade le (presque) gel des évolutions sur le paysage ERP historique est fortement conseillé.

Conversion via SUM et DMO si besoin
La conversion est réalisée via la SUM et son option DMO quand la solution SAP source n’est pas déjà une version compatible HANA. La conversion S/4HANA se fait sur le système cible lors de la phase d’import des données.

Conversion sur un système source UNICODE
La conversion s’effectue sur un système source UNICODE : S/4HANA 1709 s’appuie en effet sur un socle Netweaver 7.50 qui propose uniquement un stockage des informations au format UNICODE. Il est donc impératif que le système source soit également UNICODE ; une conversion UNICODE est à réaliser au préalable dans le cas contraire.

Finalisation de la conversion avec les équipes fonctionnelles et métiers
Au-delà des post-opérations accompagnant un changement de version classique (mise à jour de la STMS, SGEN, SPAU/SPDD, transport du code spécifique depuis les environnements projets préalablement convertis S/4, …) la conversion est finalisée via des actions conduites dans l’IMG. La plateforme FIORI est installée et les Add-On correspondants sont déployés sur le système S/4. Enfin les tests de non régression sont conduits par les équipes fonctionnelles et métiers.

L’exploitation technique de la plateforme SAP S/4HANA via HANA cockpit

Quels sont les changements concernant l’exploitation technique d’un tel système ?
Il n’est pas question de révolution : les mots clés décrivant le socle portant la solution S/4 HANA Enterprise 1709 sont HANA 2.0, Netweaver 7.5, Abap, Single-Stack, Unicode, FIORI (Frontend basé sur de l’ABAP), web dispatcher. L’exploitation de la plateforme HANA 2.0 se fait principalement via HANA cockpit (la presque totalité des fonctionnalités initialement proposées par HANA Studio est maintenant disponible via HANA cockpit). Pour HANA 2.0, et c’est une nouveauté, le cockpit devient un composant à part entière et nécessite le déploiement d’un système dédié (soit une Appliance physique ou virtuelle, soit un Tenant, prévoir au moins 16GO de mémoire).

4- Premiers retours clients

oXya a déjà participé à un certain nombre de projets de Transformation S/4 HANA. Ci-dessous quelques exemples de Transformation avec :

- Migration de données pour un grand Groupe industriel : Rationalisation de son SI avec gestion simplifiée des filiales et optimisation du TCO HW/SW – 6 mois de Projet
- Consolidation pour un Groupe Industriel Energétique International : Consolidation financière avec visibilité sur toutes les entités du groupe, clôture réactive et Dashboards simplifiés – 6 mois de Projet, et 24 mois pour intégrer l’ensemble des SI du groupe.
- Conversion pour le groupe Hitachi : Convergence des SI Finance du groupe pour rationaliser les coûts – 4 mois de Projet POC pour étudier la faisabilité technique et 2 ans de prévu pour la mise en place intégrant les plus de 200 filiales au Japon.


En conclusion quels sont les facteurs techniques clés de réussite d’un tel projet ?
• L’utilisation très en amont du Readiness Checks for SAP S/4HANA afin de poser des fondations solides,
• Procéder au ménage sur le système source (adhérence forte avec la taille de l’infrastructure cible et la durée de la conversion technique),
• Ne pas mésestimer l’impact sur la composante serveur d’application (le projet de conversion doit inclure un volet de dimensionnement de la plateforme cible non seulement pour le serveur HANA mais aussi pour les serveurs d’application).
• La conduite du changement (processus métier et interfaces utilisateurs),
• Le paysage projet, la double maintenance et le (presque) gel des évolutions.

La matinée s’est clôturée par des échanges informels avec les experts SAP et oXya sur les projets en cours, occasion de préciser les questions soulevées pour initier ou conduire la trajectoire vers SAP S/4HANA.

oXya et SAP peuvent vous accompagner dans cette transformation digitale !

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